تعد مراقبة التسيير وظيفة ضرورية في المؤسسات الإقتصادية التي تكثر فيها العمليات والأنشطة كونها تقوم بالتفتيش والفحص والمراجعة قصد تصحيح الأخطاء وإيجاد الحلول المناسبة التي تقضي على الأسباب المسؤولة عن الأخطاء والتلاعبات.
1. تعريف مراقبة التسيير:
• تعريف (ENTONY): هي التسلسل الذي من خلاله يقوم مسؤولي المؤسسات بضمان إستغلال الموارد المتاحة بأقل التكاليف وأكثر فعالية ونجاعة للوصول إلى الأهداف المسطرة.
• تعريف (G.PILLOT): يتمثل نظام مراقبة التسيير في العملية المراد لها ضمان توحيد الأهداف اللامركزية للنشاطات المنسقة من أجل تحديد أهداف المؤسسة مع مراعاة أخلاقيات متفق عليها مسبقا، ويشمل نظام مراقبة التسيير جملة من العمليات الداخلية والتي بدورها تحتوي على جملة من المناقشات، كما يعمل أيضا على تنمية الكفاءات الفردية.
• تعريف (M.GERVAIS): مراقبة التسيير هي عبارة عن النظام الذي من خلاله يتأكد المسيرون من أن الموارد قد تم الحصول عليها وتم إستعمالها بفعالية.
• تعريف (KHEMAHEM): هي العملية المنجزة داخل وحدة إقتصادية لضمان التنشيط والتحريك الفعال الدائم للطاقات والموارد المراد بها تحقيق الأهداف المسطرة من طرف هذه الوحدة.
2. خصائص مراقبة التسيير:
يمكن تلخيص خصائص مراقبة التسيير فيما يلي:- تقديم معلومات صحيحة: يعمل نظام مراقبة التسيير على تقديم معلومات صحيحة لمتخذ القرار لأن المعلومات الخاطئة أو المشوهة تضلل متخذ القرار وكثيرا ما تؤدي إلى نتائج سيئة.
- حسن توقيت المعلومة المقدمة: يوفر نظام مراقبة التسيير المعلومات المناسبة في الوقت المناسب حيث أن المعلومات المتأخرة تفقد معناها وفائدتها جزئيا أو كليا، فحصول متخذ القرار على معلومة صحيحة ولكن متأخرة ليس لها أثر على القرار.
- الإقتصاد في التكاليف: يساهم نظام فعال لمراقبة التسيير في تخفيض التكاليف خاصة إذا كان هذا النظام الإكتروني مبني على الحاسوب والبرمجيات، فهو يخفض من تكاليف التشغيل وتكاليف الوقت.
- سيولة الفهم: يتصف نظام مراقبة التسيير بالسيولة سواء في الفهم أو التطبيق فإذا لم يفهم المسير نظام الرقابة جيدا وطبيعة المعلومات والنتائج التي يقدمها فإنه سوف يسيء تفسير هذه النتائج الأمر الذي يؤدي به إلى إتخاذ القرارات الخاطئة.
- تسهيل إتخاذ القرار: يساهم نظام مراقبة التسيير في عملية إتخاذ القرار من خلال المعلومات التي يقدمها هذا الأخير إلى متخذ القرار والتي تتصف بالوضوح والجاهزية بدون حاجة إلى التفسير والتحميل والإستقصاء.
3. أهداف مراقبة التسيير:
يتضح من خلال دور وأهمية مراقبة التسيير أنها وظيفة ضرورية تساهم بشكل كبير في مساعدة المسيرين على إتخاذ القرار حيث نجدها تسعى إلى:
- تحقيق الفعالية، حيث يعتبر المبدأ الأساسي في النظرية النيوكلاسيكية من الإستعمال العقلاني والرشيد لموارد المؤسسة ويتم تحقيق ذلك عن طريق وضع ميزانيات تقديرية ثم مقارنة بين ما خطط له وما تم تحقيقه.
- الوقوف على نقاط الضعف التي تعاني منها المؤسسة لمعالجتها وتصحيحها على أحسن وجه وإستنتاج نقاط القوة للتركيز على تدعيمها وتطويرها بصورة دائمة ومستمرة.
- تحقيق الفعالية وهذا بتحقيق الأهداف التي وضعت مقارنة بالموارد المتاحة، ومن أجل تحسين الفعالية يتطلب تطوير ديناميكي لأنظمة المعلومات حتى تتمكن من جمع المعلومات في الوقت المناسب زيادة على ذلك ضرورة معرفة إيرادات ونفقات المؤسسة.
- تحميل الإنحرافات التي تكون ناتجة بين النشاط الحقيقي والنشاط المعياري وإظهار وإبراز الأسباب التي أدت إلى هذه الإنحرافات وذلك عن طريق الميزانيات التقديرية.
- التأكد من صحة ملأمة الأهداف المسطرة أو المبرمجة تتماشى مع الوسائل المتاحة وذلك بإتخاذ وتبني إستراتيجية مدروسة وتسيير فعال وأمثلة للأشخاص أو الأفراد إذ بهذين العاملين يتماشى التسيير الفعال لوسائل الإستغلال وبالتالي تحقيق الأهداف في أقرب وقت وبأقل تكاليف ممكنة.
4. مهام مراقبة التسيير:
تتمحور مهام مراقبة التسيير في النقاط الأربع التالية:- صياغة الإستراتيجية: تعمل مراقبة التسيير على تحديد الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة مع مؤشرات الأداء لتقدير التكاليف المتوقعة وقياس النتائج المرجوة.
- إصدار البيانات الضرورية لإتخاذ القرار: وذلك مخلال إستعمال مؤشرات، تكاليف حسب النشاط ABC، لوحة القيادة...الخ، والحرص على تطوير تطبيقات نظم المعلومات لكي تتمكن من إنتاج المؤشرات وضمان موثوقية البيانات.
- تحميل النتائج المتحصل عليها والإعلام: بالنسبة للنقطة الأولى تتمثل في إعداد ملخص تحميل الإنحرافات وتحديد الإجراءات التصحيحية، أما النقطة الثانية فتتمثل في المساهمة في دوران المعلومات داخل المؤسسة من جهة وبين المؤسسة والوصاية من جية أخرى من خلال تنظيم حوار التسيير بإنتاج وثائق رسمية تحتوي على المعلومات الضرورية لقيادة المؤسسة.
- التنسيق والتنشيط: يقع على عاتق مراقبة التسيير مسؤولية تنسيق إنتاج البيانات القادمة من مختلف المصالح وتدعيم نشاط التنسيق (تشجيع المصالح على إنتاج لوحات قيادة خاصة بها وإعلانيا للمسؤولين مع التعليق عليها خلال الإجتماعات ومساعدتهم في تحميل البيانات).
5. أدوات مراقبة التسيير:
نظرا للأهمية التي تتمتع بها مراقبة التسيير كان لابد من التركيز على الأدوات التي تمارس بيا عملية الرقابة، يذكر المفكرون أشكالا مختلفة من أدوات مراقبة التسيير، بعضها بسيط وأساسي في الرقابة، وبعضها أكثر تعقيدا، وبعضها يكون أسلوبا رقابيا داخليا يستخدمه الجهاز التنفيذي للمؤسسة المعنية، وبعضها الآخر يكون أسلوبا رقابيا خارجيا تستخدمه هيئات مستقلة عن المؤسسة.
كما أن هذه الأدوات تقيس عددا من المؤشرات التي تحكم على الأداء الكمي للمؤسسة والمركز المالي ومدى تميزها عن منافسيها، بينما يركز البعض الأخر على قياس أداء جزء معين من الأداء الكمي أو لإحدى الوظائف المختلفة في المؤسسة مثل الإنتاج أو التسويق أو التموين أو الأفراد ...الخ.
وبالرغم من إختلاف المقاييس والأدوات الرقابية في تصحيحها وفيما تقيسه فإن كلا منهما يسعى إلى تحقيق هدف واحد وهو تحديد الإنحرافات عن الأداء المخطط ومن ثم إتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب والإستفادة من المعلومات الناتجة لمنع تكرار هذه الإنحرافات مستقبلا.
كما أن إستعمال هذه الأدوات يختلف من مؤسسة إلى أخرى، وذلك حسب درجة تطور المؤسسة وحجمها، وهدفها، وثقافة المسيرين فيها، ونوع مراقبة التسيير المعتمدة، ولا يوجد ما يمنع بالطبع من إستخدام أكثر من طريقة أو أداة من الأدوات الرقابية، فهناك أدوات تقليدية كثيرة الإستعمال كالموازنات التقديرية ونقطة التعادل والنسب المالية ومؤشر العائد على الإستثمار وبعض الأدوات المتخصصة كخرائط المراقبة وأسلوب بيرت وغيرها.