وظيفة التوجيه:
وظيفة التوجيه تعبر على تلك العلاقة التي تربط الرئيس أو المدير بمرؤوسيه، والتي يحاول فيها الرئيس توجيه مرؤوسيه واصدار الأوامر لهم، والإتصال بهم والتأثير فيهم وتحفيزهم، وحشد هممهم وطاقاتهم وجعلهم يقدمون أفضل ما لديهم بالشكل الذي يؤدي في الأخير إلى تحقيق أُهداف المؤسسة.
1. تعريف التوجيه الفعال:
إن التوجيه هي أحد الوظائف الإدارية المهمة، والتي تتضمن الكيفية والقواعد والأسس التي يمكن للرئيس في أي مستوى إداري أن يطبقها في توجيه مرؤوسيه من أجل تحقيق الأهداف المطلوبة، من خلال التعاون بينهم، وجعلهم يطيعون أوامره عن رغبة وعلى قناعة منهم، وتوفير الحوافز المناسبة لهم، وجعلهم يشعرون دائما بالرضا الوظيفي والولاء التنظيمي.
يمكن تعريف التوجيه بأنه الوظيفة الإدارية التنفيذية التي تنطوي على قيادة الأفراد والإشراف عليهم وتوجيههم وإرشادهم عن كيفية تنفيذ الأعمال وإتمامها، وتحقيق التنسيق بين مجهوداتهم وتنمية التعاون الإختياري بينهم من أجل تحقيق هدف مشترك.
والمقصود بالقيادة في إطار هذا التعريف هو القدرة على الحصول على تعاون ومساعدة الأفراد على قبول توجيه نشاطهم بطريقة إختيارية، أي أن السلطة التي يتمتع بها القائد إنما تنبع في حقيقة الأمر من الذين يقومون بتوجيه نشاطهم، وبذلك يعمل فريق العمل في شكل منسق ومترابط.
ويعرف "الجيوسي" التوجيه على أنه: عملية إرشاد لنشاطات أفراد المنظمة في الإتجاهات المناسبة التي تؤدي إلى تحقيق أهداف المنشاة العملية التي يتم بها الإتصال بالعاملين لإرشادهم وترغيبهم والتنسيق بين جهودهم وقيادتهم لتحقيق الأهداف الكيفية التي تتمكن بها الإدارة من تحقيق التعاون بين العاملين في المنشأ وتحفيزهم للعمل بأقصى طاقتهم وتوفير بيئة العمل الملائمة والتي تمكنهم من إشباع حاجاتهم وتحقيق أهدافهم.
كما يعرفه "جيفشنى" بأنه عبارة عن إحدى الوظائف الإدارية التي يقوم بها المدير في المؤسسة، وينطوي على كل الأنشطة التي صممت لتشجيع المرؤوسين على العمل بكفاءة وفاعلية في كل من الفترة القصيرة والمدى الطويل، كما ينظر إلى التوجيه على أنها مهمة مستمرة لصنع القرارات وتسجيلها في أوامر وتعليمات سواء كانت هذه الأوامر أو تلك التعليمات عامة أو خاصة.
ومن هنا فإن وظيفة التوجيه في المؤسسة تعتبر من أهم مقومات الوظائف الأخرى من تخطيط وتنظيم، فأي مسؤول في المؤسسة من أعلاهم إلى أدناهم لا تكتمل مهمته عند وضع الخطط والتنظيمات وتحديد الإختصاصات والواجبات، وإنما يتطلب ذلك قيادة الأفراد وتوجيههم وتحفيزهم لإنجاز الخطط وتحقيق الأهداف في إطار العلاقات التي يحددها التنظيم الإداري.
وتتمثل وظيفة التوجيه في:
- تشجيع المرؤوسين على العمل بكفاءة وفاعلية.
- مهمة مستمرة لتنفيذ القرارات.
- تسجيل الأوامر والتعليمات بصورة محددة.
- الإشراف على العاملين خلال عمليات سير العمل.
- تحقيق السياسات العامة للمؤسسة.
- إنجاز الأعمال في ضوء الأهداف التنظيمية.
- رفع مستوى الأداء التنظيمي والمهني للمؤسسة.
2. مبادئ التوجيه:
- مبدأ تجانس الأهداف: يرتبط هذا المبدأ بالتوجيه، وذلك عن طريق سياسات العمل الإداري والتنظيمي والمهني بالمؤسسة ولكن ينبغي أن يكون هناك نوع من التجانس بين الأهداف الفردية والجماعية والهدف العام للمؤسسة، ويعكس هذا المبدأ طبيعة أنساق التعاون بين جميع المستويات، ولاسيما أن داخل المنظمة أو المؤسسة توجد جماعات عمل متصارعة من حيث توجيهاتها وأهدافها، ولكن تقوم عملية التوجيه ووظيفتها في المؤسسة بمحاولة توظيف هذه الإهتمامات الفردية نحو تحقيق الأهداف المؤسساتية وحدوث تجانس بينها وبين أهداف الأفراد أو الجماعات المهنية.
- مبدأ وحدة الأمر: يعتبر هذا المبدأ أحد الوظائف الأساسية الإدارية وخاصة عندما يقوم الأفراد أو أعضاء المؤسسة بمناقشة قرارات أو تعليمات المؤسسة أو الفئة الإدارية العليا ومحاولة تنفيذها والتي تصدر في صور متعددة من التعليمات أو الأوامر، كما قد تصدر الأوامر من مديري الإدارات ورؤساء الوحدات أو رؤساء الأعمال ومن ثم قد يصدر عن ذلك تعدد أنواع الأوامر أو تفسيرها بصورة جزئية أو قد يحدث بينها نوع من التعارض ولذلك يجب أن توحد هذه الأوامر عن طريق عملية التوجيه العام الذي تقوم به الإدارة في المؤسسة.
- مبدأ توفير المعلومات، ومبدأ السلطة وتفويضها: يشير مبدأ توفير المعلومات إلى ضرورة تزويد المرؤوسين بالمعمومات الكافية التي تمكنيم من العمل الجيد؛ أما مبدأ السلطة فقد تم وضعه لأن عملية الإشراف والتوجيه تحتاج إلى سلطة رسمية تمنح للرؤساء لتمكينيم من إصدا الأوامر لمرؤوسيهم، من أجل تحريك العمل ودفعه للأمام في سبيل تحقيق الأهداف؛ وتفويض السلطة يتم تطبيقها عندما يطلب الرئيس من مرؤوسيه أداء مهمة معينة، لا بد من تفويض السلطة الكافية لهم، التي تمكنهم من أُداء المهمة.
3. أسس التوجيه الفعال:
يعتبر التوجيه بمثابة القلب في أعمال الإدارة لأنه هو الذي يحفز على العمل، ويشمل التوجيه كل من القيادة أو الملاحظة أو إعطاء الأمر أو الإرشاد ... إلخ، وآيا كان اللفظ الذي يطلق على هذه العملية فإن معناه أن يعمل شخص على تنفيذ الأوامر والقرارات والخطط والبرامج التي تم إتخاذها والواجبة التنفيذ للوصول إلى أهداف معينة عن طريق الغير (أي المنفذين) أو القيادة الموجهة أو الإقتياد القائم عن طريق الغير.
يتضح مما سبق أن التوجيه يقوم على عنصرين أساسيين هما الإتصال والقيادة، ومن ثم يشمل التوجيه كل ما يستعمله المدير للتأثير على سلوك معاونيه أو مرؤوسيه خلال أعمالهم لحين الإنجاز، بالإضافة إلى إستعراض المبادئ العامة للإدارة والتنظيم في السياق الخاص بتطور الفكر الإداري والتخطيط والتنظيم وغيرها من الموضوعات الأخرى، تكمن بعض الأفكار التي تمثل أساس جيد لممارسة وظيفة التوجيه على النحو المستهدف، ومن بين هذه الأسس ما يلي:
- ضرورة تحديد الهدف، حيث يمثل الهدف المحور الأساسي للتوجيه بأي نشاط داخل المنظمة، أي أنه أساس توجيه الجهود المبذولة على مستوى الفرد والجماعة داخلها، وفي هذا الصدد تجدر الإشارة إلى ضرورة وجود إتفاق وتكامل بين أهداف المنظمة ذاتها.
- وحدة التوجيه ووحدة الأمر أساس لتجنب التعارض في الأوامر والتعليمات الصادرة للمرؤوسين داخل الؤسسة سواء كانو أفراد أو مجموعات؛ وأيضا ضرورة التعاون بين الرؤساء والمرؤوسين وبين الزملاء في نفس المستوى التنظيمي، فالتعاون هو دعامة أي عمل جماعي ناجح.
- العدالة في المعاملة مع المرؤوسين وضرورة بناء واتخاذ القرارات المرتبطة، أي حالة من حالات التمييز في منح الثواب أو توقيع العقاب على أسس موضوعية.
- تنمية مفهوم الرقابة الذاتية كوسيلة لدعم الثقة بين الرئيس والمرؤوس من ناحية، وكذلك تنمية روح الولاء والإحساس بالمسؤولية من ناحية أخرى.
- إصدار الأوامر الواضحة والكاملة في حدود طاقة المرؤوسين وأيضا أن تكون هذه الأوامر مقنعة وقابلة للتنفيذ (إذا أردت أن تطاع فأمر بما هو مستطاع).
- توفر المعلومات الضرورية، حيث لا يمكن أن تتم عملية التوجيه إلا عن طريق توافر قاعدة معلوماتية شاملة حول طبيعة العمل وكيفية تطوير أداء العاملين على مختلف مستوياتهم، وذلك من أجل تحسين الأداء الوظيفي والمهني للمؤسسة ككل، وبالطبع أن ذلك يتطلب من المدير جهدا ووقتا طويلا لتوفير هذا المطلب، كما يجب أن توظف عملية التوجيه نحو تقييم أداء العمل المهني والإداري عامة.
- المحافظة على النظام ومكافأة المجد بما يشعره بتقدير إجتهاده وحماسه في العمل، وأيضا تحفيز الأفراد على الإنجاز لتحقيق ما يتوقعه المدير منهم من كفاءة في الإنجاز والوصول إلى هذه الكفاءة ما أمكن؛ وبإختصار فالتوجيه هو جعل الغير يعمل بكفاءة بعد الإعداد الذي أتمه المدير لإتقان الإنجاز.
4. أهمية التوجيه والإشراف:
يستمد التوجيه أهميته من كونه الوظيفة التي تعكس حسن أو سوء أداء العملية الإدارية كلها، فبعد أن يتم تحديد الأهداف وتوزيع الواجبات بوضع الفرد المناسب في المكان المناسب، لابد من إعلام الأفراد وإرشادهم وتشجيعهم وقيادتهم نحو تحقيق الأهداف وهذه هي وظيفة التوجيه.
إذا تمت العملية الإدارية وإكتملت بدقة فإن مسؤولية التوجيه تصبح سهلة وميسرة وأما إذا أختلت هذه العملية في إحدى مراحلها أو لم تلقى العناية التي تستحقها فلابد وأن ينعكس هذا الإختلال في وظيفة التوجيه.
فمثلا إذا لم توزع الواجبات على الأفراد والأقسام والإدارات لكي تسهم في تحقيق الأهداف والخطط فسوف يؤدي ذلك إلى ضعف الإلتزام تجاه المنظمة والتهرب من المسؤولية، كذلك إذ تم شغل المراكز الإدارية لأفراد لا يملكون كفاءات ومؤهلات متناسبة مع واجباتهم فإن الأمل يصبح ضعيفا في تحقيق فعالية الأداء وبالتالي تتأثر وظيفة التوجيه.
ووظيفة التوجيه وإن كان يتعين أداؤها جميع مستويات الإدارة إلى أن أهميتها تتزايد في المستويات الدنيا حيث تكون العلاقة مباشرة بين الرئيس والمرؤوسين، أفراد وجماعات، حيث تتزايد أهمية التعليم والإرشاد وتظهر فعالية قيادة الناس والتأثير فيهم لإنجاز الأهداف.
ففي هذا المستوى يتم إتصال المدير بالمرؤوسين مرات ومرات، حيث تسمح لهم الفرصة لتبادل الرأي في شأن مشاكلهم الشخصية وظروفهم المعيشية، بالإضافة إلى مشاكل العمل وطرق إنجازه بفاعلية.
بالإضافة إلى أن عملية التوجيه ليست سهلة فهي عملية ذات صعوبة كبيرة بالنظر إلى أن الإنسان قوة مركبة من حاجات ودوافع وميول ورغبات لا يعرف عنها حتى الآن إلا القليل، أضف إلى ذلك أن المنظمة تضم أفرادا عاملين جاؤوا من بيئات مختلفة وثقافات وعادات تختلف بإختلاف البيئة التي نشاوا وتعلموا فيها.
وبالتالي فهي تنعكس على سلوكهم وأدائهم، ولهذا يجب إختيار المدير المؤهل والناجح الذي يستطيع أن يقوم بمهمة التوجيه نظرا للأهمية البالغة لهذه الوظيفة داخل المؤسسة لضمان إستمراريتها.
5. ركائز التوجيه:
أن التوجيه بالمعنى السابق الذي إشرنا إليه له ثلاثة ركائز أساسية هي (الإتصال، القيادة، التحفيز)، وهذه الركائز متداخلة يصعب تحديد الخطوط الفاصلة بينها، ونستعرض أدناه هذه الركائز أو المكونات المهمة.
1. الإتصال: يعني الإتصال تدفق المعلومات والتعليمات والتوجيهات والأوامر والقرارات من جهة الإدارة إلى المرؤوسين وتلقي المعلومات والبيانات الضرورية منهم في صورة تقارير وأبحاث وشكاوي وغيرها وذلك بقصد إتخاذ قرار معين أو تنفيذه، ولذا فالمشكلة الأولى في العملية الإدارية هي مشكلة الإتصال بإعتباره وسيلة لنقل المعلومات والبيانات والأفكار والتأثير في سلوك الأفراد والجماعات.
لكن هذا التأثير لن يتحقق إلا إذا ما تأكدت الإدارة المعنية بالإتصال بإن الرسالة قد سلمت إلى المرؤوسين، وأنهم فهموا وإستوعبوا هذه الرسالة؛ أن المرؤوسين إذن بحاجة إلى نظام فعال للإتصال يكفل لهم فهم أغراض الإدارة وأهدافها بوضوح وإلا إضطروهم إلى تفسير هذه الأغراض والأهداف.
والإتصال هو وسيلة وليس غاية في حد ذاته فهو يخدم كزيت التشحيم لكي يجعل تشغيل العملية الإدارية تتم بنعومة وسهولة، والإتصال يساعد على إنجاز التخطيط الإداري بفعالية، ويساعد على التنفيذ الفعال للتنظيم الإداري والتطبيق الفعال للرقابة الإدارية.
هذا بالإضافة إلى ضرورته للتوجيه الإداري فالمدير كما نعلم يقوم بأداء العملية الإدارية، والإتصال يساعد على أداء هذه العملية أداء حسنا، كما أن الإتصال ليس العمل الأساسي للمدير، أن الإتصال بلاشك جزء مهم من عمله كمدير، ولكن كجزء فقط وليس ككل.
2. القيادة: يرى البعض أن القائد يولد ولا يصنع، فليس كل مدير قائدا وإنما يمكن أن يكون القائد مديرا، ويفترض البعض أن هناك إرتباطا وثيقا بين القيادة والأداء الفعال، على أساس أن القائد الفعال هو الفرد الذي تتوافر فيه:
- صفات ذاتية قيادية (موهبة).
- خبرة وظيفية عامة وخبرة وظيفية تخصصية في العمل الإشرافي والقيادة.
- تكوين شخصي بسمات مميزة.
- مؤهلات تعليمية (سلاح).
- طرق وأساليب ومداخل في إدارة العمل والناس (أدوات).
- قدرات ورغبة تحقق له الأداء المتميز (فعالية).
وللقائد سلوكيات متميزة، وهذه السلوكيات تبدو واضحة في إطار تعامله مع الآخرين ومن أمثلة ذلك مايلي:
- القيادة الإدارية... عملية إنسانية بينه وبين الآخرين.
- القيادة الإدارية... قيادة الأنشطة والأعمال وإنجازها بفعالية.
- القيادة الإدارية الفاعلة... تتحقق من خلال تحقيق التوازن في الإهتمام بكل من الأفراد والعمل.
إذن، فإن القيادة مصطلح يشير إلى العملية التي بواسطتها يقوم الفرد بتوجيه أو بالتأثير في أفكار ومشاعر أفراد آخرين أو في سلوكهم، ويمكن تصنيف القيادة لأغراض المناقشة إلى ستة أنواع:
- القيادة الشخصية: تزاول عن طرق الإتصال الشخصي، وهنا يحدث التوجيه والتحفيز بالكلام أو شخصيا بواسطة القائد.
- القيادة غير شخصية: فهي التي تزاول من خلال مرؤوسي القائد أو عن طريق وسائل غير شخصية مثل الخطط والأوامر.
- القيادة المتسلطة: فهي تقوم على إفتراض أن القيادة حق يعطى للفرد الذي يتمتع بالسلطة، فالقائد المتسلط لا يشاور أحدا وإنما يأمر بالتنفيذ.
- القيادة الديمقراطية: وتهتم بمصالح الجماعة وتعمل على إشباعها.
- القيادة الأبوية: وتهتم بالنفوذ الأبوي في العلاقات بين القائد والجماعة والذي ينعكس على إهتمام القائد براحة ورفاهية التابعين.
- القيادة غير رسمية: يقصد بها ذلك النوع الذي يظهر أصلا بواسطة الأشخاص الذين ينتمون إلى جماعات التنظيم الإجتماعي غير رسمي.
3. الدافعية: وهي المؤثر الداخلي الذي يحرك وينشط ثم يوجه السلوك الإنساني نحو تحقيق أهداف معينة؛ وللإجابة عن مشكلة الدافعية وبطريقة علمية يجب على إدارة المؤسسة خلق جو من الأمان والإستقرار والثقة في نفوس العاملين وعليها أيضا وضع أهداف سليمة وهيكل تنظيمي متوازن يعمل على تحديد الوظائف والتنسيق الفعال بين أجزاء العمل، كما عليها من جهة أخرى تطبيق وسائل رقابية كافية غير مبالغ فيها، وهذا كله من أجل خلق السلوك السلبي للفرد، والعمل على رفع معنوياته في أداء العمل.
6. متغيرات التوجيه:
أساس توجيهاتك لمرؤوسيك سيتركز حول نمطك في القيادة (دكتاتوري، ديمقراطي، عدم التقييد)، وطريقتك في إتخاذ القرارات؛ هنالك العديد من المتغيرات التي ستتدخل في قرارك بكيفية توجيه مرؤوسيك مثل: مدى خطورة الحالة، نمطك القيادي، تحفيز المرؤوسين، وغيرها...؛ بالإضافة إلى ذلك، كونك قائد موجه للآخرين عليك:
- معرفة جميع الحقائق عن الحالة.
- التفكير في الأثر الناجم عن قرارك على المهمة.
- الأخذ بعين الإعتبار العنصر البشري عند إتخادك للقرار.
- تأكد من أن القرار الذي تم إتخاذه هو القرار السليم الذي كان عليك إتخاذه.
- بصفتك شخص يوجه أنشطة الآخرين فعليك أيضا تفويض المهام الأولية لجميع العاملين.
- جعل الأوامر واضحة ومختصرة.
- متابعة كل شخص تم تفويضه، وإعطاء أوامر محددة سواء كانت كتابية أو شفوية.
7. إرشادات حول عملية التوجيه الفعال (عناصره):
المقترحات التالية مقتبسة من "ما الذي يجب أن يعرفه كل مشرف" للكاتبين "ليستار بيتل" و "جون نيستروم".
- لا تجعلها نزاع من أجل السلطة، حاول أن تركز إهتمامك وإهتمام الموظفين على الأهداف الواجب تحقيقها؛ الفكرة هي أن تتخيل أن هذا هو الوضع التي تقتضيه الأوامر، فهو ليس مبنيا على هوى المدير.
- تجنب الأساليب الخشنة، إذا أردت أن يأخذ موظفيك التعليمات بجدية فعليك بهذه الطريقة؛ وأيضا إنتبه لكلماتك، فالكلمات قد تصبح موصل غير موثوق فيه لأفكارك.
- عليك أيضا مراقبة نبرة صوتك. معظم الناس يتقبلون حقيقة أن عمل المشرف هو إصدار الأوامر والتعليمات ومعارضتهم لهذه الأوامر مبنية على الطريقة التي أصدرت فيها هذه الأوامر.
- لا تفترض أن الموظفين فهموا كل شيء، أعط الموظفين فرصة لطرح الأسئلة ومناقشة الأهداف، دعهم يؤكدون فهمهم بجعلهم يكررون ما قلته.
- تأكد من حصولك على "التغذية الراجعة" بالطريقة الصحيحة، من خلال إعطاء الموظفين الذين يريدون الإعتراض على المهام الفرصة لعمل ذلك في الوقت الذي تفوض فيه المهام لهم.
- المعلومات الزائدة عن الحد تعتبر مثبطة للعاملين لذلك إجعل تعليماتك مختصرة ومباشرة؛ إنتظر حتى ينتهي العاملون من العمل الأول قبل أن تطلب منهم البدء في عمل ثاني.
- أعطهم التفاصيل المهمة فقط بالنسبة للمساعدين القدماء، لا يوجد ما يضجرهم أكثر من إستماعهم لتفاصيل معروفة.
- إنتبه للتعليمات المتضاربة؛ تأكد من أنك لا تقول لموظفيك أمرا ما بينما المشرفين في الإدارات المجاورة يقولون لموظفيهم ما يعارض ذلك.
- لا تختار العامل المستعد للعمل فقط؛ تأكد من أنك لا تحمل الشخص المستعد أكثر من طاقته، وتأكد أيضا من إعطاء الأشخاص الصعب قيادتهم نصيبهم من العمل الصعب أيضا.
- حاول عدم تمييز أي شخص، فمن غير اللائق معاقبة الشخص بتكليفه بمهمة كريهة، حاول التقليل من هذا الأمر قدر المستطاع.
- لا تصدر توجيهات أو أوامر إلا عند الضرورة؛ وإحرص أن تحدد بدقة من سيقوم بالعمل ومتى وأين وكيف.
- تابع تنفيذ الأمر بعد إصداره، وكن واضحاً في توجيهاتك وأطلب من المرؤوس شرح ما يفعله وكيف، وتحدث مباشرة مع الشخص المسؤول ودون وسيط.
8. أسباب التوجيه وفوائده:
عندما يقوم الموجّه في العمل بمراقبة أعضاء الفريق، فإنه يعمل على مساعدتهم حيث:
- يسهل التوجيه من مهمة المرؤوسين في إستثمار وتوظيف أفضل ما لديهم من إمكانيات شخصية وفنية.
- يوفر التوجيه إتصالاً مباشراً بوظائف المرؤوسين، ويساعد على تلبية إحتياجاتهم بالشعور بالرضاء عن أعمالهم عندما يحققون المستوى المطلوب للجودة.
- يتيح التوجيه الفرصة للمرؤوسين للتغلب على نقاط ضعفهم في الأداء، وما يواجههم من مشكلات في العمل، من خلال التوجيه الدائم الذي يقوم به المدير أثناء متابعة الأداء، مما يساعدهم على أداء وظائفهم على نحو أفضل.
- يرشد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال ضماناً لعدم الإنحراف عن تحقيق الأهداف للمنظمة.
- إن التوجيه في الوقت ذاته، يشمل التدريب بطريقة غير مباشرة، فنجد مثلاً أن المدير أو رئيس القسم حينما يقوم بتوجيه العاملين معه لتصحيح الأداء، فهو بذلك يدربهم ويساعد على تنمية مهاراتهم.