تعددت أنواع الحوافر وتعددت معها تأثيراتها على العاملين، وذلك لتفتوت الدوافع والحاجات وإختلاف درجة تقبلها من الأفراد، نظرا لهذا سعت المنظمة لإثارتهم وتحفيزهم على العمل، والإهتمام بتصميم نظام جيد للحوافز وذلك وفق خطوات وأساليب محددة.
1. تعريف التحفيز:
يعرف التحفيز: "بأنه ممارسة إدارية تهدف للتأثير على العاملين من خلال تحريك الدوافع والرغبات والحاجات لغرض إشباعها وجعلهم مستعدين لتقديم أفضل ما لديهم لتحقيق أهداف المؤسسة".
ويعرف التحفيز أيضا بأنه: "إلهام المرؤوسين وبث الحماس فيهم للمساهمة في تحقيق أهداف المؤسسة"، كما يمكن تعريف التحفيز بأنه إستخدام مؤثرات خارجية لتحريك دوافع داخلية تؤدى إلى تحقيق أهداف مرغوبة.
ومن المفاهيم ذات الصلة بالتحفيز نجد:
- الدافع: هو العامل المحرك النابع من داخل الفرد والذي يثير الرغبة لديه للعمل والإنجاز.
- الحاجة: هي الرغبة في إشباع نقص معين لدى الفرد.
- الحافز: مؤثر بيئي غرضه إثارة الدوافع وتحقيق الإستجابة لها وبهاذا فإنه نابع من بيئة العمل.
2. أنواع الحوافز:
يمكن تصنيف الحوافز للأنواع الرئيسية التالية:- الحوافز المادية: هي تلك الحوافز التي تكون في طبيعتها مادية مثل الأجر حسب عدد الوحدات المنتجة، منحة المردودية، المشاركة في الأرباح.
- الحوافز المعنوية: هي تلك الحوافز التي تكون في طبيعتها معنوية مثل الإعتراف بجهد العاملين وإشراكهم في إتخاذ القرارات.
- الحوافز الفردية: هي تلك الحوافز التي تكون موجية نحو تشجيع أفراد معينين للرفع من مستوى أدائيم، وقد تكون مادية أو معنوية.
- الحوافز الجماعية: هي تلك الحوافز التي تكون موجهة نحو إشاعة روح التعاون والعمل في إطار الفريق، وقد تكون مادية أو معنوية.
3. الوسائل الحديثة لزيادة تحفيز العاملين:
من الوسائل الحديثة لزيادة تحفيز العاملين ما يلي:- مشاركة العاملين: وهذا بإشراكهم في العملية الإدارية، ومن صور وأشكال المشاركة نجد (الإدارة بالمشاركة، التمكين وحلقات الجودة).
- الأجور المتنوعة: من أنواعها الأجر المربوط بالأداء والمشاركة في الأرباح.
- التعويض على أساس المهارة: يكون ذلك من خلال الإعتراف بمهارات الأفراد، وأخذها بعين الإعتبار عند تعويضيم.
- توفير مكان عمل عائلي ومريح: من خلال مثلا توفير خدمة رعاية الأطفال داخل المؤسسة وإعتماد نظام ساعات عمل مرنة.
- برامج الإعتراف والتقدير: يكون ذلك من خلال وضع برامج تتعلق بالإعتراف بالإنجاز والأداء المتميز.
4. مراحل تصميم نظام الحوافز:
إذا أرادت المنظمة أن تصمم نظام جيدا لأول مرة عليها أن تتبع الخطوات التالية:
1. تحديد هدف النظام: تسعى المنظمات إلى أهداف عامة وإستراتيجيات محددة، وعلى من يقوم بوضع نظام للحوافز أن يدرس هذا جيدا ويحاول بعد ذلك ترجمته في شكل هدف لنظام الحوافز.
وقد يكون هدف نظام الحوافز تعظيم الأرباح، أو رفع المبيعات والإيرادات، أو قد يكون تخفيض التكاليف أو التشجيع على الأفكار الجديدة أو تشجيع الكميات المنتجة أو تحسين الجودة أو غيرها من الأهداف.
2. دراسة الأداء: وتسعى هذه الخطوة إلى تحديد وتوصف الأداء المطلوب كما تسعى إلى تحديد قياس الأداء الفعلي، إن تحديد وتوصيف الأداء المطلوب يستدعي ما يلي:
- وجود وظائف ذات تصميم سليم: عن طريق تحديد مهام وعلاقات الوظيفة والنتائج المتوقعة مـن الفرد.
- وجود عدد سليم للعاملين: معرفة طبيعة العلاقة بين أعمالهم يمكن من الإعتماد على الحوافز الفردية إلى الحوافز الجماعية.
- وجود ظروف عمل ملائمة وسليمة: من خلال توفير كافة التجهيزات الملائمة لمكان العمل.
- وجود سيطرة كاملة للفرد على العمال: فلا يمكن أن يحاسب الفرد على عمل ليس له السيطرة عليه.
3. تحديد ميزانية نظام الحوافز: يقصد بها ذلك المبلغ الإجمالي المتاح لمدير نظام الحوافز كي يتفق على هذا النظام ويجب أن يعطى المبلغ الموجود في ميزانية الحوافز البنود التالية:
- قيمة الحوافز والجوائز: وتمثل الغالبية العظمي لميزانية الحوافز وهي تتضمن بنود جزئية مثل المكافئات، العلاوات، الرحلات، والهدايا وغيرها.
- التكاليف الإدارية: وهي تغطي بنود مثل تكاليف تصميم النظام وتعديله والإحتفاظ بسجلاته وإجتماعاته وتدريب المديرين على النظام.
- تكاليف الترويج: وهي تغطي بنود مثل نشرات، الكتيبات التعريفية، الملصقات الدعائيـة المراسلات وخطابات الشكر والحفلات.
5. أسس منح الحوافز:
إن أهم أساس أو معيار يستخدم لمنح الحوافز هو التمييز في الأداء ولا يمنح الأمر من إستخدام معايير أخرى مثل المجهود، الأقدمية، والمهارة وهي كالتالي:
- الأداء وتحقيق الأهداف: يعتبر التمييز في الأداء المعيار الأساسي، وربما الأوحد لدى البعض في بعض الحـالات وهو يعني ما يزيد عن المعدل النمطي للأداء، سواء كان ذلك في الكمية، الجودة أو وفرة في وقت العمل أو وفرة في التكاليف أو وفرة في أي مورد آخر، ويعتبر التمييز في الأداء أو الناتج النهائي للعمل أهم المعايير على الإطلاق في حساب الحوافز؛ أما تحقيق الأهداف فهو معيار مستخدم كثيرا في المنظمات الحديثة التي تشجع عمالها على إنجـاز الأهداف المسطرة والمحددة مسبقا.
- المجهود: يصعب أحيانا قياس ناتج العمل، وذلك لأنه غير ملموس وواضح كما في أداء ووظائف الخدمات والأعمال الحكومية أو لأن الناتج شيء إحتمالي الحدوث مثل الفوز في عرض في إحدى المناقصات أو المسابقات، وبالتالي فإن العبرة بالمحاولة وليس بالنتيجة، أو قد يمكن الأخذ في الحسبان مكافأة المجهود أو الأسلوب أو الوسيلة التي إستخدمها الفرد لكي يصل إلى الناتج والأداء ويجب الإعتراف بأن هذا المعيار أقل أهمية من معيار الأداء لصعوبة قياسه، وعدم موضوعيته في كثير من الأحيان.
- الأقدمية والمهارة: الأقدمية يقصد بها طوال الفترة التي قضاها الفرد في العمل وهي تشير إلى حد ما إلى الولاء والإنتماء، ولذا يجب مكافأته بشكل ما، وهي تأتي في شكل علاوات في الغالب لمكافأة الأقدميـة وتظهره علاوة الأقدمية في الحكومة بشكل أكبر من القطاع الخاص؛ أما المهارة بعض المنظمات تعوض وتكافي الفرد على ما يحصل عليه من شهادات أو رخـص أو براءات... إلخ.
6. شروط نجاح نظام الحوافز:
توجد شروط لابد للإدارة من أخذها بعين الإعتبار إن أرادت الإستفادة من الحوافز في إنجاز العمل بالشكل الذي تريده وترغبه، وتتمثل هذه الشروط في:
- البساطة: ويعني هذا أن يكون النظام مختصرا وواضحا، ومفهوم، وذلك في بنود صياغته وحساباته.
- التحديد: ويقصد به أن يكون أنواع السلوك الذي سيتم تحفيزها مشروحة فلا يكفـي أن تقـول أن ينتج أكثر أو يؤدي إلى تخفيض التكاليف أو تقليل الحوادث فيجب أن يكون هذا أكثر وضـوحا من خلال شرح تفصيلي لما هو متوقع من أنواع مختلفة من التصرف.
- يمكن تحقيقه: يجب أن يكون إحتمال التوصل إليه وتحقيق التصرفات والسلوك التـي ســيتم تحفيزها أمرا واردا.
- يمكن قياسه: ما لم يكن التعبير عن كيفية ترجمة الأداء والتصرفات التي سيتم تحفيزها في شكل مادي محدد لفشل النظام، لأنه سيكون مضيعة للمال وعليه وجب أن تكون التصرفات والسلوك (أو الأهداف) وأيضا العوائد القابلة للقياس بسهولة.
- معايير الأداء: ويقصد بذلك أن يتم وضع معايير الأداء والسلوك أو مؤشرات الإنجاز والأهداف، وأن يتم ذلك من خلال دراسات تجعل هذه المعايير محددة، ويمكن تحقيقها وقابلة للقيـاس كمـا أشرنا في البنود السابقة.
- ربط الحافز بالأداء: لابد أن يشعر الأفراد بأن مجهوداتهم تؤدي إلى الحصول على الحوافز، وأن تكون هذه العلاقات واضحة ومفهومة.
- التفاوت: لا يجب أن يحصل العاملون على نفس القدر من الحوافز وإلا فقدت قيمتها الحافرة والإختلاف لابد أن يعتمد على مقدار الأداء الذي أنتجه الفرد.
- العدالة: يجب أن تتناسب حوافز الفرد إلى أداءه مع حوافز الآخرين إلى أدائهم وعدم تحقيق هـذه العدالة يؤدي إلى شعور الفرد بالإستياء.
- الكفاية: يجب أن يكون هناك أجر يكفي إحتياجات العاملين، ويمثل نظام الحوافز زيادة علـى الأجر، كما يجب أن يضمن النظام الجديد لحوافز دخلا لايقل عما كان يحصل عليه العامل قبل تطبيقه.
- السيطرة: ويعني سيطرة كاملة من الأفراد على الأعمال التي يقومون بها والظروف المحيطـة والموارد التي يستخدمونها، وذلك حتى يمكن حسابهم على ما يقومون به من أداء.
- التغطية الكاملة للأداء: ويعني أن يشمل نظام الحوافز كل أنواع الإبادة في الأداء حيث زيـادة الكمية، والجودة، تخفيض التكاليف، وتخفيض الحوادث، وفتح أسواق وعقد الصفقات، وتمثيـل المنظمة وتقديم أفكار جديدة، وغيرها من أنواع مختلفة للأداء.
- المشاركة: إن مشاركة العاملين في وضع نظام الحوافز يمكن أن يزيد من إقناعهم به، وتحمسهم له، والمحافظة عليه.
- التنويع: يجب أن تكون الحوافز مختلفة في نوعها حتى تكون مثيرة ومرضية لكافة الإحتياجات، منها المادي ومنها المعنوي، وفيها خطابات الشكر والرحلات والحفلات وغيرها.
- الجدوى: يجب أن يكون للنظام منفعة للمنظمة في شكل زيادة إيراداتها أو نواتجها ويتم التحقـق من ذلك بمقارنة المنظمة قبل وبعد النظام (حتى ولو كان ذلك تخيلا وبالمحاكاة)، وإلا أصبحت الحوافز نفقات جارية وليست إنفاقا إستثماريا.
- كل العاملين: يجب أن يشمل النظام في وضعه الكامل كل العاملين بالمنظمة.
- ملموس وكبير: فقط الحوافز الكبيرة والواضحة هي التي تكون ذات تأثير إيجابي، وقد يحـدث العكس عندما يكون مقدار الحافز قليل.
- الإستقرار والمرونة: لا يجب تعديل النظام من فترة إلى أخرى حتى يتفهمه العاملون ولكن إذا استدعى الأمر (كتغيير نظام العمل ووسائل الإنتاج ونوع الإنتاج مثلا) ويجب أن يتم تغييره.
- العلانية: يجب أن يكون نظام الحوافز معلنا، لكي يزيد من ثقة العاملين فيه، وعدم جموح التوقعات بالنسبة للحوافز.
- مساندة الإدارة العليا: ويمكن ذلك عند بداية النظام لإعطائه الدفعة القوية، وعند عقـد حفـلات توزيع الحوافز والجوائز.
- تدريب المشرفين: لابد من تعليم وتدريب مديري الإدارة ورؤساء الأقسـام والمشرفين والملاحظين على إجراءات النظام، والرد على التساؤلات التي قد تدور حوله وكيفية مساندة النظام.
- نظام التسجيل: يجب أن يكون هناك نظام سليم لتسجيل أنماط وأنواع ومستويات الأداء كله ، يحدث في الواقع ودون تحيز، وبدقة عالية حتى يمكن حساب الحوافز بدقة وموضوعية.
- عائلي: كلما تم إشراك المنزل في الحوافز كلما كان أفضل، وبعض المنظمات ترسل هدايا وخطابات تهنئة ومنشورات ترويجية للنظام، وذلك للزوجة والأبناء، ويضمن هذا توسيعا لقاعدة الرضا والقبول للنظام.
- بداية قوية: وذلك بمساعدة من الإدارة العليا، وإستخدام شـعارات قويـة وبـرامج دعائيـة ومنشورات ترويجية واتصالات قوية مع العمال وذلك لإعطاء الدفعة الأولى القوية للنظام.
- نهاية قوية: ويتم ذلك بإخراج الحفلات الخاصة بتوزيع الجوائز والحوافز بشكل تمثيلي قـوي، ويتضمن وجود فقرات وكلمات، ومرطبات، ومأكولات، ودعاية قوية، وإخراج جيد.