مفاهيم عامة حول وظيفة التخطيط:
تعتبر وظيفة التخطيط أول الوظائف الإدارية، وهي تسبقهم جميعاً، لذلك إذا حدث خلل في وظيفة التخطيط فمن دون شك سيؤثر على بقية الوظائف الإدارية التي تعقبها من تنظيم، توجيه ورقاب، ومن هذا المنطلق وجب على المدير أن يولي أهمية بالغة لـ عملية التخطيط، وأن يوفر لها جميع الموارد التي تمكنه من بناء خطة فعالة تستطيع إستشراف المستقبل والإستعداد له.
1. مفهوم التخطيط:
سنستعرض فيما يلي بعض التعريفات التي تداولت مفهوم التخطيط:
- يعرف روبنس وكولتر (Robbins and Coulter) التخطيط بأنه: وظيفة تحديد أهداف المؤسسة، ووضع الإستراتيجيات، وكذا تطوير الخطط الكفيلة بتحقيق التكامل والتنسيق بين أنشطة الأعمال.
- ويعرف كوتز وأودونيل (Kootz and O’Donnel) التخطيط بأنه: "إتخاذ قرار مسبق حول ما يجب القيام به من عمل، وكيف يتم ذلك، ومتى، ومن يقوم بذلك؛ أي أن التخطيط يسد الفجوة بين ما نحن عليه وما نريد أن نصبو إليه".
- ويعرف دافت وماركيك (Daft and Marcic) التخطيط بأنه: "تحديد أهداف المؤسسة والوسائل الكفيلة بتحقيقها"؛ كما يعرفه أفانسوفيتش وزملائه (Ivancevich et al) بأنه "ذلك الجزء أو الجانب من العملية الإدارية الذي يسعى لتحديد مستقبل المنظمة".
تأسيساً على ما تقدم ذكره يمكن تعريف التخطيط بأنه عملية تحديد الأهداف ووضع الخطط الكفيمة بتحقيقيا؛ ومن التعاريف السابقة الذكر، يمكن إستنتاج النقاط التالية والتي تشكّل في مجموعها مفهوم التخطيط:
- التخطيط عمل يسبق أي عمل تنفيذي، نقطة بدايته تحديد الأهداف، ونقطة نهايته تحقيق الهدف.
- التخطيط ينطوي على رسم الخطط الكفيلة بتحقيق التكامل والتنسيق بين أنشطة الأعمال، والأسلوب الذي ينبغي إتباعه من أجل إنجاز الأهداف والوقت الذي يستغرقه هذا الإنجاز.
- التنبؤ أداة أساسية من أدوات التخطيط، ينطوي على إستشراف المستقبل بناء على إستقراء وتحليل للماضي.
- التخطيط يركز على الأهداف والوسائل معاً، فهو يعمل على وضع الأهداف المراد تحقيقها، وفي نفس الوقت يعمل على تحديد الوسائل المناسبة لبلوغ تلك الأهداف.
- الخطة هي نتاج مخرجات عملية التخطيط، وهي وثيقة تتضمن أهداف المؤسسة المراد تحقيقها والنشاطات والأعمال التي ينبغي تأديتها لتحقيق هذه الأهداف.
2. أهمية التخطيط:
يكتسب التخطيط أهمية كبيرة للمؤسسات مهما كان حجمها وطبيعة نشاطها، وذلك للأسباب الرئيسية التالية:
- أسبقية التخطيط على بقية الوظائف الإدارية، فالتخطيط يشكل القاعدة الأساسية للوظائف الإدارية الأخرى من تنظيم، توجيه ورقابة، وبه يتم تحديد الأهداف التي ينبغي على هذه الوظائف تحقيقها.
- تخفيض درجة المخاطر وعدم التأكد، فمن المعروف أن المؤسسات الإقتصادية المعاصرة تعمل في إطار بيئة خارجية معقدة وسريعة التغيّر بشقيها العام والخاص، وما تحتويه من درجة عالية من المخاطر وعدم التأكد، والتخطيط الجيد يمكّن المدراء في المؤسسات الإقتصادية من التعامل مع هذه التغيرات والإستعداد لها ومن تم التقليل من درجة المخاطر وعدم التأكد.
- التركيز على الأهداف، فالتخطيط من خلال أنه موجه أساساً نحو وضع الأهداف والخطط الكفيلة بتحقيقها، فهو بذلك يشكل القاعدة الأساسية لعمل الرقابة، حيث يوفر لهذه الأخيرة معايير الأداء المخطط، التي يمكن إستخدامها لقياس الأداء الفعلي، وبالتالي فالتخطيط يوفر معايير الأداء التي تركز عليها وتنطلق منها العملية الرقابية في المؤسسة.
- الرفع من الفعالية التنظيمية، فالتخطيط عندما يقوم بوضع أهداف دقيقة وواقعية قابلة للقياس ومحددة بفترة زمنية للإنجاز، وعندما يقوم بتحديد ووضع الموارد المتاحة في الموضع الصحيح، فهو بذلك يضمن إنجاز أكبر للأهداف المسطرة، ومن تم تحقيق النجاح للمؤسسة.
- يساهم التخطيط السليم في إعطاء مشروعية للمؤسسة أمام مختلف الأطراف الخارجية مثل المستثمرين، الزبائن، الموردون، الحكومة والمجتمع المدني، من خلال ما يوفره من معلومات حول رسالة، أهداف وخطط المؤسسة.
- يحسن التخطيط من التنسيق، حيث أن معرفة الأفراد والجماعات والإدارات المختلفة للأهداف يجعلهم ينسقون أعمالهم ويوجهون قرارتهم نحو تحقيقها.
- يحسن التخطيط من إدارة الوقت، فالتخطيط الجيّد يساعد المدير على تخصيص الوقت لإنجاز الأعمال بشكل فاعل وفعال حسب أهميتها وأولويتها.
3. مراحل العملية التخطيطية:
يشير (Schermerhorn) إلى أن العملية التخطيطية تمر بخمس مراحل أساسية هي:
- تحديد أهداف المؤسسة: في هذه المرحلة يقوم المخطط بصياغة أهداف المؤسسة، أي تحديد النتائج النهائية التي ترغب المؤسسة في تحقيقها مستقبلاً؛ وحتى تكون أهداف المؤسسة موجهة للسلوك ودافعة لجهود الأفراد والجماعات، ينبغي أن تتوفر على مجموعة من الخصائص.
- تحديد الموقف الحالي للمؤسسة مقابل الأهداف: في هذه المرحلة يقوم المخطط بتقييم الوضع الحالي للمؤسسة ومقارنته بالوضع المرغوب، أي تقييم النتائج الحالية بالنسبة للنتائج المرغوبة، من أجل الوقوف على نقاط القوة التي ينبغي تعزيزها للوصول للهدف، وكذا الوقوف على نقاط الضعف التي تعيق الوصول للهدف والتي ينبغي معالجتها.
- تحديد إفتراضات حول ما ستكون عليه الظروف المستقبلية: أي توقع أحداث مستقبلية ووضع سيناريوهات محتملة لها، مع تحديد الوسائل التي يمكن الإستعانة بها لتحقيق الأهداف المسطرة، وهذا بالنسبة لكل سيناريو محتمل.
- تطوير وتحليل البدائل وإختيار الأفضل: في هذه المرحلة يقوم المخطط بتطوير بدائل الخطط وتحليلها، للوصول للبديل أو الخطة الأفضل لتحقيق الأهداف المسطرة، ولا يتوقف المُخطِّط في هذه المرحلة عند تطوير البدائل وتحليلها وإختيار أفضلها، بل يتعداه إلى شرح ما ينبغي القيام به من أعمال لضمان التنفيذ الصحيح للخطة.
- تنفيذ الخطة وتقييم النتائج: في هذه المرحلة الأخيرة يتولى المُخطِّط عملية التنفيذ الفعلي للخطة، أي ترجمة الخطة إلى أفعال كما يتولى المُخطِّط في هذه المرحلة عملية قياس التقدم نحو إنجاز الأهداف المسطرة وتحديد الإنحرافات وإتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا إقتضى الأمر ذلك.
4. أدوات التخطيط:
من أهم الأدوات التي يمكن أن يعتمد عليها المخطط لدعم عمله وتحقيق الفعالية في التخطيط ما يلي:
- التنبؤ: يشير إلى تقدير حصول أحداث مستقبلية بناء على خبرات سابقة أو بيانات تاريخية، يتم فيه الإعتماد على الأساليب الكمية (الإحصاء والرياضيات) والأساليب النوعية مثلاً طريقة ديلفي.
- السيناريوهات: تشير إلى توقع حصول أحداث في الأمد البعيد وتحديد خيارات مستقبلية للتعامل مع كل سيناريو على حدة، أي ستكون هناك خطط جاهزة تتلاءم مع كل سيناريو متوقع حدوثه في المستقبل.
- الكوادر التخطيطية: في هذه الأداة يتم تشكيل كادر تخطيطي متخصص يتمتع بمؤهلات وخيارات وخبرات في جميع مراحل العملية التخطيطية، يتولى في الأساس الإشراف على العملية التخطيطية ومتابعتها في المؤسسة ككل أو في أحد أقسامها الكبيرة.
5. صعوبات التخطيط:
تواجه عملية التخطيط مجموعة من الصعوبات نذكر من أهمها ما يلي:
- تعقد البيئة وسرعة تغيرها زاد من درجة المخاطرة وعدم التأكد بشأن الإحتمالات المستقبلية.
- الوقت والنفقات الكبيرة التي تحتاجها عملية التخطيط.
- عدم وجود إلتزام حقيقي بالتخطيط على جميع المستويات التنظيمية في المؤسسة.
- الإعتماد الكبير على الخبرة في التنبؤ بدل الإعتماد على الأساليب العملية الرياضية والإحصائية.
- إتباع نظم تحفيزية غير مشجعة للتخطيط تهتم بتحفيز السلوك الإداري قصير المدى على حساب السلوك الإداري بعيد المدى.
- عدم توفر الموارد (البشرية، المالية، المادية والمعلوماتية) اللازمة للقيام بالتخطيط.
- القيود البسيكولوجية، حيث نجد أن الأفراد يرتاحون للحاضر أكثر من المستقبل، لأن الحاضر معروف لديهم، بينما المستقبل مجهول، وهو ما يؤدي إلى ظهور ظاهرة مقاومة التغيير.
- ضعف مشاركة العاملين في بناء وإعداد الخطط مما يساهم في ضعف إلتزامهم بها.
- الضعف أو عدم الإهتمام بتدريب وتأهيل المديرين في مختلف المستويات الإدارية لتزويدهم بالمهارات التخطيطية، مما يعيق نجاح العملية التخطيطية في المؤسسة.
- الفشل في تحديد أهداف المؤسسة والتنسيق بين الأهداف الرئيسية والفرعية.
- الخلط المقصود أو غير المقصود أحياناً بين ما هو رسمي وغير رسمي في التخطيط مما يساعم في حدوث الإرتباك الذي يعيق تحقيق الأهداف من العملية التخطيطية.
- ضعف التوجيهات الجادة نحو تنفيذ الخطط ومتابعتها، مما يساهم في عرقلة تنفيذ الخطط اللاحقة.
6. عوامل نجاح التخطيط:
من أهم عوامل نجاح التخطيط ما يلي:- الشمولية: يقصد بذلك أن تكون الخطة شاملة لكافة نشاطات وأعمال المؤسسة وتغطي جميع أبعادها.
- الواقعية: أي أن تعكس الخطة الواقع الحقيقي لما تملكه المؤسسة من موارد بشرية، مالية، مادية ومعلوماتية.
- المرونة: أي ضرورة تكييف الخطة مع التغيرات الحاصلة في البيئة الداخلية والخارجية للمؤسسة.
- الإلزامية: أي إلتزام جميع الأطراف ذات العلاقة بالخطة بتطبيقها وتنفيذها.
- التكامل والتنسيق: يجب أن يكون هناك تكامل وتناسق بين الخطط في جميع المستويات الإدارية وجميع الأطراف العاملة في إطارها.
- البساطة: أي ينبغي أن تتميز الخطة المتبناة بالبساطة وعدم التعقيد شكليا، مضمونيا، وفي طرق تنفيذها.
- الدقة: أي ينبغي أن تكون الخطة دقيقة في معلوماتها المتعلقة بما سيتم عمله، كيف، متى ومن سيتولاه.
- الإستمرارية في متابعة التنفيذ والتقييم: إذ يُمكِّن ذلك من الحصول على المعلومات المرتدة بسرعة، وهو ما يسمح بتدارك الخطأ في بدايته، ومن تحقيق الأهداف المسطرة.
7. الإنتقادات الموجهة للتخطيط:
من أهم الإنتقادات التي وجهت للتخطيط ما يلي:- التخطيط قد يخلق شيء من الجمود نتيجة توجيهه للجهود نحو أهداف محددة وضمن إطار زمني للتنفيذ، وهو ما يتناقض مع طبيعة البيئة التي تتميز بالتغير المستمر والمتسارع، مما قد يجعل التخطيط يعمل خارج الإطار الصحيح.
- أن المؤسسات هي نتيجة لرؤى مؤسسيها والتي تطورت لتتجسد في خطط وقواعد معينة، فقد تصبح تلك المؤسسات أسيرة لتلك الخطط والقواعد، وهو ما يؤدي إلى قتل روح الإبداع والإبتكار فيها.
- التخطيط يهتم بالمستقبل على حساب الحاضر، وهذا قد يجعل المؤسسة تخسر الكثير من الفرص المتوفرة في الحاضر.
- أن التخطيط وبناء الخطط للأنشطة يلائم فقط المؤسسات الكبيرة ذات الإمكانيات المادية، المالية، البشرية والمعلوماتية الكبيرة، أما المؤسسات الصغيرة فلا يلائمها ذلك لأنها ستكون تكاليفه أكثر من عوائده.
8. أنواع التخطيط:
يمارس المديرون أنواعاً عديدة من التخطيط ويضعون أنواعاً مختلفة من الخطط، وذلك راجع إلى طبيعة عملهم والتحديات التي تواجه المؤسسة، ومن بين أنواع التخطيط ما يلي:
1.8 أنواع التخطيط حسب معيار تغطية الأنشطة:
هناك نوعين من التخطيط وفق هذا المعيار هما:
- التخطيط على مستوى المؤسسة ككل: يغطي هذا النوع من التخطيط جميع الأنشطة المرتبطة بالمؤسسة ككل، إذ يهتم بتحديد الأهداف الكمية طويلة الأجل للمؤسسة، ووضع الخطط الكفيلة بتحقيقها مع الأخذ بعين الإعتبار التغيرات البيئية؛ هذا النوع من التخطيط هو الأساس الذي يرتكز عليه التخطيط الوظيفي.
- التخطيط على المستوى الوظيفي: يغطي هذا النوع من التخطيط الوظائف الأساسية في المؤسسة مثل: الإنتاج، التسويق، المالية، إدارة الموارد البشرية ...الخ، وهو مشتق من التخطيط المؤسسي، ويعمل على المساعدة في تنفيذ وظائف المؤسسة، فهو بذلك يعتبر تخطيط جزئي أو ضيق.
2.8 أنواع التخطيط حسب معيار المدى الزمني:
هناك ثلاثة أنواع من التخطيط وفق هذا المعيار وهي:
- التخطيط الطويل الأجل: يغطي هذا النوع من التخطيط فترة زمنية طويلة تقدر بثلاث سنوات أو أكثر، يهتم بالتوجهات الإستراتيجية للمؤسسة، عادة ما تمارسه الإدارة العليا.
- التخطيط متوسط الأجل: يغطي هذا النوع من التخطيط فترة زمنية متوسطة تزيد عن سنة وتقل عن ثلاث سنوات، يعمل في إطار التوجيهات العامة للتخطيط الإستراتيجي، عادة ما تمارسه الإدارة الوسطى.
- التخطيط قصير الأجل: يغطي هذا النوع من التخطيط فترة زمنية قصيرة تقدر بسنة أو أقل، يعمل في إطار التوجيهات العامة للتخطيط التكتيكي، عادة ما تمارسه الإدارة الدنيا.
3.6 أنواع التخطيط حسب معيار الأهمية:
هناك ثلاثة أنواع من التخطيط وفق هذا المعيار هي:
- التخطيط الإستراتيجي: يغطي هذا النوع من التخطيط مدة زمنية طويلة، يهتم بتحديد الأهداف طويلة الأجل، ووضع الإستراتيجيات الكفيلة بتحقيقها، ويتولى القيام بهذا النوع من التخطيط عادة المستويات الإدارية العليا.
- التخطيط التكتيكي: يغطي هذا النوع من التخطيط مدة زمنية متوسطة الأجل، يتم بتحديد الأهداف المتوسطة الأجل، ووضع الخطط التكتيكية الكفيلة بتحقيقها، عادة ما يمارس من قبل الإدارة الوسطى للمساعدة في تنفيذ الخطة الإستراتيجية، يشمل هذا النوع من التخطيط جميع الوظائف الرئيسية في المؤسسة من إنتاج، تسويق، مالية، موارد بشرية وغيرها.
- التخطيط التشغيلي: يغطي هذا النوع من التخطيط مدة زمنية قصيرة، يتم بتحديد الأهداف قصيرة الأجل، ووضع الخطط التشغيلية الكفيلة بتحقيقها، يمارس هذا النوع من التخطيط من قبل مدراء الإدارة الدنيا، يركز على الموازنات وكميات الإنتاج وجداول العمل.
4.6 أنواع التخطيط حسب معيار المدخل المتبع في التخطيط:
هناك نوعين من التخطيط وفق هذا المعيار هما:
- التخطيط الإستباقي: في هذا النوع من التخطيط يلجأ المدير إلى إستباق عملية التغيير في البيئة، أي أن المدير عند ممارسته لهذا النوع من التخطيط لا ينتظر حدوث التغيّر في البيئة ثم يتكيف معه، وإنما يعمل على إستحداثه وقيادته، وهنا تظهر أهمية التشخيص المستمر لبيئة المؤسسة.
- تخطيط رد الفعل: في هذا النوع من التخطيط ينتظر المدير حدوث التغيّر في البيئة، ثم يحاول التكيّف معه، هذا النوع من التخطيط يصلح للممارسة في البيئات التي تتميز بالإستقرار النسبي طويل الأجل.
5.6 أنواع التخطيط حسب معيار تكرار الإستعمال:
تصنف الخطط وفق هذا المعيار إلى نوعين هما:
1. الخطط أحادية الإستخدام: يستخدم هذا النوع من الخطط لمرة واحدة، عادة ما توضع لمواجة موافق طارئة، وهي تتضمن أهداف تفصيلية، هذا النوع من الخطط يصبح عديم الفائدة حالما يتم تحقيق الأهداف؛ وتشمل الخطط أحادية الإستخدام ما يلي:
1. الخطط أحادية الإستخدام: يستخدم هذا النوع من الخطط لمرة واحدة، عادة ما توضع لمواجة موافق طارئة، وهي تتضمن أهداف تفصيلية، هذا النوع من الخطط يصبح عديم الفائدة حالما يتم تحقيق الأهداف؛ وتشمل الخطط أحادية الإستخدام ما يلي:
- (البرنامج): هو خطة أحادية الإستخدام لمجموعة كبيرة من الأنشطة المتباينة في طبيعتها وضخامتها مثل برنامج إدخال خط إنتاجي جديد أو برنامج تطوير نظام المعلومات في المؤسسة.
- (الموازنة): وهي خطة مالية أحادية الإستخدام تُخصص فيها الموارد للأنشطة والمشاريع والبرامج.
- (المشروع): وهو خطة أحادية الإستخدام لمجموعة من الأنشطة المتكاملة، مشابه للبرنامج ولكنه أقل منه مدى وتعقيداً مثل مشروع إدخال منتج جديد في خط إنتاجي قائم أو مشروع تطوير برامج الحاسوب القائمة.
- (السياسات): وهي مجموعة من المبادئ والمفاهيم التي تُحدّد توجهات جميع الوحدات التنظيمية بشكل موحد تجاه قضايا معينة بغض النظر عن مكان وزمان مواجهة مثل تلك القضايا.
- (القواعد): وهي عبارة عن تعليمات محددة تُوضّح ما ينبغي القيام به وما ينبغي الإمتناع عنه من سلوك وتصرف.
- (الإجراءات): وهي سلسلة من الأعمال المرتبطة ببعضها زمنياً، والتي تحدد ما الذي يجب عمله وكيف يتم عمله، ومن ومتى وأين سيتم عمله؟ هي أكثر تحديداً وتفصيلاً من السياسة.
6.6 أنواع التخطيط حسب معيار درجة الرسمية:
هناك نوعين من التخطيط وفق هذا المعيار هما:
- التخطيط الرسمي: يمارس هذا النوع من التخطيط عادة في المؤسسات الكبيرة الحجم، أين يتم إستحداث خلية رسمية لممارسة هذا النوع من التخطيط تلحق بالإدارة العليا، هذه الخلية تضم مجموعة من الأفراد ذوي مهارات ووظائف مختلفة مثل المهندسون، الإحصائيون، الإقتصاديون...إلخ، يهتمون برصد التغيرات البيئية وتحليلها، وتقديم الإستراتيجيات الكفيلة بإقتناص الفرص المتاحة فيها وتجنب تهديداتها، عادة ما تحكم عمل هذه الخلية إجراءات رسمية كما يخضع عملهم للعلم والعقلانية بشكل كبير.
- التخطيط غير الرسمي: يمارس هذا النوع من التخطيط عادة في المؤسسات الصغيرة الحجم التي تظم أقل من 10 عمال، وهو يدخل ضمن العمل العادي للمدير، أين يعتمد هذا الأخير على خبرته وحدسه أكثر من الإعتماد على المزيج العملي في تحليل التغيرات البيئية، عادة هذا العمل لا تحكم إجراءات رسمية.